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Mrz
28
2008

Höchstens zwei Stichworte in der E-Mail-Betreffzeile

2008-04-01 213501[Hubert Burda Media-27.03.2008] Die Frauenzeitschrift freundin präsentiert den E-Mail-Knigge fürs Büro

Schon wieder 100 E-Mails im Postfach – lästiger Alltag vieler Berufstätigen. Wie die Arbeit erleichtert und angenehmer wird, verrät freundin in ihrem E-Mail-Knigge fürs Büro.

An, cc, bcc, wer gehört in welches Feld?
In die „An“-Zeile gehört nur, wer mit der Mail auch eine Handlungsaufforderung bekommt. Erfahrungsgemäß werden solche E-Mails schneller beantwortet, die weniger Adressaten haben, so freundin. Wer eine Mail nur zur Info bekommt, gehört in die „Kopie“-Zeile. Man solle darauf achten, dass die Namen sortiert sind, entweder nach Ranghöhe oder alphabetisch.

Die „Blindkopie“-Zeile eigne sich, um Mitteilungen an große Verteiler zu senden, etwa bei einer Einladung zur Betriebsfeier, so die Frauenzeitschrift.

In die Betreffzeile gehören ein, zwei Stichworte, die den Inhalt der Mail wiedergeben, sonst tut man sich schwer, bestimmte Nachrichten wieder zu finden. Zu lange Zeichen werden außerdem von vielen Programmen nicht dargestellt. Abkürzungen wie mfg (Mit freundlichen Grüßen) oder asap (as soon as possible) wirken unhöflich und haben in beruflichen genauso wenig zu suchen, wie Emoticons (Smileys). Bunte Hintergründe oder Bordüren sind ebenfalls tabu wegen der unnötigen Speicherkapazität, die sie kosten.

Eine E-Mail sollte möglichst noch am selben Tag, spätestens jedoch am Folgetag beantwortet werden. Wenn eine E-Mail nicht gleich beantwortet werden kann, sollte ein Zwischenbescheid an den Empfänger geschickt werden, in dem steht, wann die Anfrage erledigt wird. freundin rät, Dateien nur dann als Anhänge zu versenden, wenn der Empfänger diese wirklich möchte. Zudem sollten sie nicht größer als maximal 1-2 Megabyte sein. Verschickt man größere Dateien, sei es ratsam, dies vorher beim Empfänger telefonisch anzukündigen. Wenn in der E-Mail der Inhalt der angehängten Dateien kurz beschrieben wird, kann der Empfänger selbst entscheiden, ob und wann er sie öffnen möchte.

Die kompletten Tipps, wie E-Mails korrekt verschickt werden, können Sie in der aktuellen Ausgabe der freundin (07/08) nachlesen.

Quelle Pressemitteilung: www.burda.de (27.03.2008)

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